المراسلة الفردية
التواصل المباشر مع السكان الأفراد في الأمور الشخصية
نظرة عامة
المراسلة المباشرة تسمح بالتواصل الشخصي وحل المشكلات. أرسل رسائل فردية للسكان للأمور الخاصة، تحديثات الصيانة، تذكيرات الدفع، أو الاستفسارات العامة.
إرسال الرسائل
اتبع هذه الخطوات لإرسال رسائل فردية للسكان:
انتقل إلى قسم التواصل واختر 'الرسائل' من القائمة الرئيسية.
اختر الساكن الذي تريد مراسلته من قائمة جهات الاتصال أو ابحث بالاسم أو الوحدة أو العقار.
اكتب رسالتك في حقل النص. يمكنك تنسيق النص أو إضافة مرفقات أو تضمين روابط حسب الحاجة.
أرفق المستندات أو الصور أو الملفات ذات الصلة لدعم رسالتك (اختياري).
أرسل رسالتك فورًا أو قم بجدولتها للتسليم لاحقًا في تاريخ ووقت محددين.
أنواع الرسائل
أنواع مختلفة من الرسائل التي يمكنك إرسالها للسكان:
الإجابة على الأسئلة أو تقديم المعلومات أو الرد على طلبات السكان العامة.
إخطار السكان بجداول الصيانة أو أوامر العمل أو اكتمال الإصلاحات.
إرسال تذكيرات ودية حول المدفوعات القادمة أو المتأخرة.
التواصل بشأن تجديدات الإيجار أو التغييرات أو الأمور المهمة المتعلقة بالإيجار.
إعلام السكان بفعاليات العقار أو التفتيشات أو الأنشطة المجدولة.
طلب المستندات أو المعلومات المطلوبة من السكان.
إدارة المحادثات
أدوات وميزات لمساعدتك في إدارة المحادثات الجارية بفعالية:
سجل الرسائل
عرض سجل المحادثة الكامل مع كل ساكن، بما في ذلك الطوابع الزمنية وحالة الرسالة.
إيصالات القراءة
شاهد متى قرأ السكان رسائلك لضمان استلام المعلومات المهمة.
البحث في الرسائل
ابحث بسرعة عن رسائل أو محادثات محددة باستخدام الكلمات المفتاحية أو التواريخ أو أسماء السكان.
ترتيب المحادثات
يتم تنظيم الرسائل تلقائيًا في خيوط محادثة لسهولة المتابعة.
وضع علامة الأولوية
ضع علامة على الرسائل العاجلة كأولوية عالية لضمان الاهتمام والرد في الوقت المناسب.
أرشيف الرسائل
أرشف المحادثات القديمة للحفاظ على صندوق الوارد منظمًا مع الاحتفاظ بالسجلات.
إعدادات الرسائل
قم بتكوين تفضيلات المراسلة وإعدادات الإشعارات:
اختر كيف تريد أن يتم إشعارك بالرسائل الجديدة (البريد الإلكتروني، الرسائل القصيرة، الإشعارات الفورية).
قم بإعداد ردود تلقائية للرسائل المستلمة خارج ساعات العمل.
إنشاء وحفظ قوالب الرسائل للاتصالات المرسلة بشكل متكرر.
أضف توقيعًا احترافيًا إلى جميع رسائلك الصادرة تلقائيًا.
التحكم في من يمكنه بدء المحادثات وإدارة رؤية إيصالات القراءة.
أفضل الممارسات
نصائح احترافية
- الرد على رسائل السكان خلال 24 ساعة خلال أيام العمل
- استخدم نبرة مهنية وودية في جميع الاتصالات
- اجعل الرسائل واضحة وموجزة ومركزة على موضوع واحد في كل مرة
- قم دائمًا بتوثيق المحادثات المهمة للرجوع إليها في المستقبل
- استخدم قوالب الرسائل للاستفسارات الشائعة لتوفير الوقت
- راجع سجل الرسائل قبل الرد للحفاظ على السياق
- احترم خصوصية السكان ولا تشارك المعلومات الشخصية أبدًا
- قم بإعداد الردود التلقائية لفترات ما بعد العمل أو الإجازات
إذا كنت بحاجة إلى مساعدة فورية، يرجى الاتصال بفريق الدعم لدينا.
ساعات الدعم: الاثنين - الجمعة، 9 صباحاً - 6 مساءً
يرجى تسجيل الدخول لتقييم هذا المقال