Messagerie individuelle
Communiquez directement avec les résidents individuels pour des questions personnelles
Aperçu
La messagerie directe permet une communication personnalisée et la résolution de problèmes. Envoyez des messages individuels aux résidents pour des questions privées, des mises à jour de maintenance, des rappels de paiement ou des demandes générales.
Envoi de messages
Suivez ces étapes pour envoyer des messages individuels aux résidents :
Allez dans la section Communication et sélectionnez 'Messages' dans le menu principal.
Choisissez le résident que vous souhaitez contacter dans votre liste de contacts ou recherchez par nom, unité ou propriété.
Écrivez votre message dans le champ de texte. Vous pouvez formater le texte, ajouter des pièces jointes ou inclure des liens selon vos besoins.
Joignez des documents, des images ou des fichiers pertinents pour soutenir votre message (optionnel).
Envoyez votre message immédiatement ou programmez-le pour une livraison ultérieure à une date et une heure spécifiques.
Types de messages
Différents types de messages que vous pouvez envoyer aux résidents :
Répondre aux questions, fournir des informations ou répondre aux demandes générales des résidents.
Informer les résidents des calendriers de maintenance, des bons de travail ou de l'achèvement des réparations.
Envoyer des rappels amicaux concernant les paiements à venir ou en retard.
Communiquer sur les renouvellements de bail, les changements ou les questions importantes liées au bail.
Informer les résidents des événements de la propriété, des inspections ou des activités prévues.
Demander des documents ou des informations nécessaires auprès des résidents.
Gestion des conversations
Outils et fonctionnalités pour vous aider à gérer efficacement les conversations en cours :
Historique des messages
Consultez l'historique complet des conversations avec chaque résident, y compris les horodatages et le statut des messages.
Accusés de lecture
Voyez quand les résidents ont lu vos messages pour vous assurer que les informations importantes sont reçues.
Recherche de messages
Trouvez rapidement des messages ou des conversations spécifiques en utilisant des mots-clés, des dates ou des noms de résidents.
Fil de conversation
Les messages sont automatiquement organisés en fils de conversation pour faciliter le suivi.
Marquage de priorité
Marquez les messages urgents comme prioritaires pour garantir une attention et une réponse rapides.
Archive des messages
Archivez les anciennes conversations pour garder votre boîte de réception organisée tout en conservant les enregistrements.
Paramètres des messages
Configurez les préférences de messagerie et les paramètres de notification :
Choisissez comment vous souhaitez être informé des nouveaux messages (email, SMS, notifications push).
Configurez des réponses automatiques pour les messages reçus en dehors des heures d'ouverture.
Créez et enregistrez des modèles de messages pour les communications fréquemment envoyées.
Ajoutez une signature professionnelle à tous vos messages sortants automatiquement.
Contrôlez qui peut initier des conversations et gérez la visibilité des accusés de lecture.
Meilleures pratiques
Conseils pro
- Répondez aux messages des résidents dans les 24 heures pendant les jours ouvrables
- Utilisez un ton professionnel et amical dans toutes les communications
- Gardez les messages clairs, concis et concentrés sur un seul sujet à la fois
- Documentez toujours les conversations importantes pour référence future
- Utilisez des modèles de messages pour les demandes courantes afin de gagner du temps
- Examinez l'historique des messages avant de répondre pour maintenir le contexte
- Respectez la vie privée des résidents et ne partagez jamais d'informations personnelles
- Configurez des réponses automatiques pour les périodes après les heures d'ouverture ou les vacances
Si vous avez besoin d'une aide immédiate, veuillez contacter notre équipe de support.
Heures de support : Lundi - Vendredi, 9h - 18h
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