Système de gestion de documents

Gestion des propriétés
7 min

Organisez, stockez et gérez tous vos documents immobiliers en toute sécurité

Aperçu

Le système de gestion de documents dans Syndik vous aide à organiser, stocker et accéder à tous les documents liés aux propriétés dans un seul emplacement sécurisé. Des baux aux dossiers de maintenance, tout est à portée de main.

Avantages clés

  • Stockage centralisé des documents
  • Recherche et filtrage avancés
  • Contrôle de version et historique
  • Partage sécurisé et contrôle d'accès

Types de documents

Documents juridiques

Baux
Actes de propriété
Polices d'assurance
Avis juridiques

Documents opérationnels

Dossiers de maintenance
Rapports d'inspection
États financiers
Photos de propriété

Téléchargement de fichiers

Processus de téléchargement

  1. 1Accédez à la section Documents
  2. 2Cliquez sur le bouton "Télécharger des documents"
  3. 3Glissez-déposez des fichiers ou parcourez pour sélectionner
  4. 4Ajoutez des balises et catégorisez les documents
  5. 5Définissez les autorisations d'accès

Exigences de fichier

Formats pris en charge : PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPG, PNG. Taille maximale : 50 Mo par fichier.

Organisation des documents

Structure des dossiers

Par propriété

Regroupez les documents par emplacement de propriété

Par catégorie

Organisez par type de document (juridique, financier, etc.)

Par date

Triez chronologiquement pour un suivi facile

Système de balisage

urgentleasemaintenancefinancial

Utilisez des balises pour filtrer et trouver rapidement des documents dans toutes les propriétés.

Partage et contrôle d'accès

Sécurité avant tout

Tout partage de documents utilise des connexions cryptées et un contrôle d'accès basé sur les rôles pour protéger les informations sensibles.

Lecture seule

Les utilisateurs peuvent consulter et télécharger des documents mais ne peuvent pas les modifier ou les supprimer.

Accès en modification

Les utilisateurs peuvent consulter, télécharger, charger de nouvelles versions et modifier les métadonnées.

Contrôle total

Accès complet incluant la possibilité de supprimer des documents et de gérer les autorisations.

Contrôle de version

Suivez les modifications et maintenez l'historique des documents avec un contrôle de version automatique :

Fonctionnalités automatiques

  • Numérotation des versions (v1.0, v1.1, etc.)
  • Suivi de l'horodatage de téléchargement
  • Attribution utilisateur pour les modifications

Contrôles manuels

  • Notes et commentaires de version
  • Retour aux versions précédentes
  • Comparer les versions de documents

Sécurité et conformité

Sécurité aux normes de l'industrie

Tous les documents sont stockés avec une sécurité de niveau entreprise incluant le cryptage au repos et en transit, des audits de sécurité réguliers et la conformité aux réglementations sur la protection des données.

Fonctionnalités de sécurité

  • Cryptage SSL 256 bits
  • Sauvegardes automatiques régulières
  • Journalisation de piste d'audit

Conformité

  • Conforme RGPD
  • Certifié SOC 2
  • Tests de pénétration réguliers
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